[เรื่องเล่าคนดัง] การบริหารจัดการยาคงคลังในโรงพยาบาล (ตอนที่ 3)
การลดต้นทุนยาคงคลังในโรงพยาบาลที่สัมพันธ์การแบ่งปันข้อมูล หรือการลด Inventory
จากสาเหตุปัจจัยต่างๆที่เกิดจากการปฏิบัติการ (Operations) ทำให้การทำงานระหว่างห้องยากับคลังยาเกิดความไม่เข้าใจกันขึ้นส่งผลต่อการบริหารจัดการยาคงคลัง (Inventory) เกิดการไม่แบ่งปันข้อมูลต่างฝ่ายต่างเก็บสต็อกยา ทำให้เกิดปัญหาสต็อกบวมในทุกจุด (Bullwhip Effect)
ดังนั้นเมื่อผู้บริหารมุ่งประเด็นมาในเรื่องการลดต้นทุนของการมีสต็อกยาในทุกส่วนของโรงพยาบาลแล้ว การทำงานเป็นทีมคร่อมสายงาน (Cross Functional) จึงมีความจำเป็นต้องหาแนวทางร่วมกัน (Solution) ทั้งทีมแพทย์ พยาบาล เภสัชกร คลังยา จัดซื้อ ต้องมาประชุมร่วมกันเพราะในการลดต้นทุนการจัดเก็บยานั้นไม่ควรทำที่แผนกใดแผนกหนึ่งควรจะต้องทำการลดต้นทุน (Inventory Cost)
ทั้งระบบเพราะถ้าเลือกจะลดต้นทุนที่คลังยาแต่เพียงแห่งเดียวแล้ว เชื่อได้เลยว่าต้นทุนของยาจะไปสูงอยู่ที่ห้องยาหรือบนหอพักผู้ป่วย(Ward)แทน นั่นไม่ใช่การลดต้นทุนการสต็อกยาที่แท้จริงของโรงพยาบาล แต่เป็นการโยกย้ายต้นทุนไปอีกแห่งหนึ่งเท่านั้น (Transfer Cost)
ถ้าจะลดต้นทุนการเก็บสต็อกยาควรจะต้องทำการลดต้นทุนยาทุกส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งโรงพยาบาล ในการลดต้นทุนการสต็อกยานั้นมีหลากหลายวิธีการที่นำมาใช้ ให้เหมาะสมกับประเภทของกลุ่มยาต่าง ๆ เช่น การวิเคราะห์แบบ ABC Analysis
โดยการจัดกลุ่มตามอัตราการใช้กับต้นทุนมูลค่าของยาแต่ละรายการ ยกตัวอย่างเช่น ยากลุ่ม A ในโรงพยาบาลส่วนใหญ่จะเป็นยาที่มีมูลค่าสูง ได้แก่ ยาลดระดับไขมัน ยาลดน้ำตาลในเลือด เป็นยาที่ใช้กลุ่มโรคเบาหวาน ความดัน หัวใจ เป็นต้น ในยากลุ่มดังกล่าวจะมีอัตราการใช้ค่อนข้างมาก ผู้ป่วยจะต้องได้รับการพบแพทย์และรับยาอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นรายการยากลุ่มนี้ ผู้ที่บริหารคลังยาจะต้องดูและเป็นพิเศษ
โดยที่จะต้องทบทวนอัตราการใช้บ่อย ๆ การสั่งยาจะต้องเพียงพอกับความต้องการใช้ของแพทย์และในขณะเดียวกันจะต้องคำนึงถึงต้นทุนที่สูงของกลุ่มยา ดังนั้นอาจจะใช้วิธีการสั่งซื้อจำนวนน้อยแต่สั่งบ่อย ๆ ซึ่งจะต่างกับยาในกลุ่ม C ซึ่งมีมูลค่าไม่สูง เราก็สามารถที่จะสั่งได้ในปริมาณที่มาก ความถี่ในการสั่งก็เพียงแค่เดือนละ 1 ครั้ง
การจัดกลุ่มยาคงคลังด้วยระบบ ABC
กลุ่มยา มูลค่าการใช้/สั่งซื้อ ปริมาณยาคงคลังทั้งหมด
- A : 70-80% แรกของมูลค่ายาแต่ละรายการ 10-20%
- B : 10-15% ถัดมาของมูลค่ายาแต่ละรายการ 30-40%
- C : 3-5% สุดท้ายของมูลค่ายาแต่ละรายการ 50-60%
การจัดกลุ่มยาตามมูลค่าการใช้ยาต่อการจำนวนการสต็อกยา
ทั้งนี้ต้องมีข้อยกเว้นสำหรับยาบางรายการ ได้แก่ ยาช่วยชีวิต (Life-Saving Drugs) ซึ่งคลังยาหรือห้องยาจำเป็นจะต้องมีการเก็บสต็อกไว้ทั้งที่มูลค่าของยาเหล่านี้จะมีราคาแพงก็ตาม โดยที่ไม่มองต้นทุนหรือมูลค่าของยาเลย ต้องระลึกอยู่เสมอว่าชีวิตของผู้ป่วยสำคัญที่สุด อย่างไรก็ตามทางโรงพยาบาลมีนโนบายการลดต้นทุนการสต็อกยาหรือลดระดับสินค้าคงคลัง
ในรายการยาช่วยชีวิตเหล่านี้ ถ้าบริษัทผู้จัดจำหน่ายยามีระดับการให้บริการอยู่ในระดับค่อนข้างสูง (High Service level) เราก็สามารถทีจะตกลงกับบริษัทในการให้บริการนำยามาให้ยืมก่อนหรือนำมาฝากไว้ที่ห้องยา (Consignment) และเมื่อมีการใช้ยาดังกล่าวขึ้น ทางโรงพยาบาลจะดำเนินการสั่งซื้อให้ ในรายการยาช่วยชีวิตบางรายการ ยกตัวอย่างเช่น เซรุ่มแก้พิษงูต่างๆ เป็นรายการที่ต้องซื้อเงินสดจากสถานเสาวภา สภากาชาดไทย ซึ่งไม่สามารถคืนหรือทำการแลกเปลี่ยนได้เหมือนที่ซื้อกับบริษัทผู้จำหน่ายยา
แต่ทางโรงพยาบาลก็จำเป็นจะต้องสต็อกยาเหล่านี้เพราะจะไม่ทราบว่าจะมีกรณีเร่งด่วน (Emergency Case) ตอนไหนและจะใช้เซรุ่มแก้พิษงูชนิดใด เพราะงูแต่ละชนิดมีพิษต่างกัน งูบางชนิดมีพิษสามารถทำลายระบบประสาท (Neurotoxic) เช่น งูเห่า งูจงอาง งูสามเหลี่ยม พิษงูบางชนิดสามารถทำลายระบบเลือด (Haematoxic) เช่น งูกะปะ งูเขียวหางไหม้ ดังนั้นผู้ที่บริหารคลังยาจะต้องทราบถึงเรื่องเหล่านี้และจะต้องดูว่าโรงพยาบาลของเราตั้งอยู่ในแหล่งใด เคยมีประวัติการใช้เซรุ่มแก้พิษงูชนิดใด จำนวนที่ใช้ขั้นต่ำที่จะต้องทำให้คนไข้รอดชีวิตประมาณเท่าไหร่ เรื่องเหล่านี้ผู้ที่บริหารคลังยาจะต้องทราบและควรคำนึงถึง
ดังนั้นในรายการยาช่วยชีวิตดังกล่าว ที่มีอัตราการใช้ไม่สม่ำเสมอ เราอาจใช้วิธีการแบ่งกันสต็อกยาแต่ละรายการกับโรงพยาบาลในเครือเดียวกันหรือโรงพยาบาลใกล้เคียง และเมื่อมีอัตราการใช้เกิดขึ้น ก็สามารถที่จะยืมหรือแลกเปลี่ยนกันมาใช้ก่อนได้ จะเห็นได้ว่าในซัพพลายเชนเราจะมองคู่แข่งก็คือคู่ค้านั่นเอง
นอกจากนี้คลังยายังนำการใช้ระบบ Min-Max Planning ในการสั่งซื้อยา ก็เป็นอีกวิธีที่ใช้ควบคู่กับระบบ ABC Analysis ในการเติมเต็มสินค้า (Replenishment) เมื่อมีการเบิกจ่ายยาออกไป การบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ ผู้รับผิดชอบต้องติดตามอัตราการใช้ยา และต้องรู้ความเคลื่อนไหวของยาและเวชภัณฑ์ที่ทันต่อเหตุการณ์ การวิเคราะห์อัตราการใช้ยาในระยาวที่ผ่านมา ตลอดจนทราบสถานการณ์ของโรคที่มาตามฤดูกาล เช่น ตาแดงระบาด โรคน้ำกัดเท้าซึ่งเป็นโรคที่เกิดจากน้ำท่วม เป็นต้น
นอกจากนี้ยังมีโรคที่เกิดกับเด็กวัยเรียนในช่วงต้นของการเปิดเทอม ก็คือ ไข้หวัด การติดเชื้อทางเดินหายใจ ซึ่งยาปฏิชีวนะ (Antibiotics) ที่ใช้กับเด็ก คลังยาต้องสามารถที่จะคาดการณ์ และเตรียมยาและเวชภัณฑ์ให้เพียงพอ ซึ่งจะส่งผลต่อให้ห้องยาหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ มียาและเวชภัณฑ์ที่เพียงพอเหมาะสมกับอัตราการใช้ มีการหมุนเวียนยาที่ดี และไม่มีการขาดยา (Drug Shortage) หรือยาค้างในคลังยา
กล่าวคือผู้รับผิดชอบบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ต้องติดตามวิเคราะห์อัตราการใช้อย่างสม่ำเสมอ โดยจะต้องดูภาพรวมของการสต็อกยาทั้งโรงพยาบาล ปริมาณการใช้ยาต้องเป็นปัจจุบันจึงจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง การปรับจำนวนต่ำสุดและสูงสุด (Min-Max) ควรมีในคลังยา ต้องตรวจสอบอัตราการใช้อยู่เสมอ การบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์จึงจะมีประสิทธิภาพ
คราวหน้าจะเป็นตอนสุดท้าย จะกล่าวถึง ยาอายุสั้น ยาเสื่อมสภาพ กับต้นทุนที่แฝงตัวในคลังยา ฝากติดตามต่อนะคะ
บทความ : อาจารย์ทัศนีย์ มีศิริ วิทยาลัยโลจิสติกส์และซัพพลายเชน มหาวิทยาลัยศรีปทุม
