การจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน (Purchasing) คืออะไร? มีผลต่อโลจิสติกส์อย่างไรบ้าง?
การจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน (Purchhasing) คืออะไร ?
การจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน (Purchasing) หมายถึงกระบวนการที่บุคคลหรือองค์กรทำสัญญากับผู้จัดหา (Vendor) เพื่อจัดหาวัตถุดิบ ชิ้นส่วน อุปกรณ์ หรือสินค้าสำเร็จรูปที่จำเป็นต่อการผลิตและดำเนินธุรกิจ การจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการสร้างความมั่นคงในห่วงโซ่อุปทาน และยังเป็นปัจจัยหลักในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ลดต้นทุน และตอบสนองความต้องการของตลาดอย่างมีประสิทธิภาพ
บทบาทของการจัดซื้อที่มีต่อการจัดการโลจิสติกส์และห่วงโซ่อุปทาน
- ด้านการผลิต
- สนับสนุนการผลิตอย่างต่อเนื่อง: การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพช่วยให้วัตถุดิบและชิ้นส่วนมีพร้อมเสมอ ไม่ให้เกิดการหยุดชะงักในสายการผลิต ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อความสามารถในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ตามกำหนด
- ลดของเสียในสายการผลิต: เมื่อจัดซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพ จะช่วยลดการสูญเสียและข้อบกพร่องในกระบวนการผลิต ทำให้ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพสูงขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพในการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์: การจัดหาวัตถุดิบที่มีมาตรฐานจะช่วยให้การออกแบบและผลิตภัณฑ์สอดคล้องกับความต้องการของตลาด
- ด้านต้นทุนและค่าใช้จ่าย
- ลดต้นทุนการผลิต: การเจรจาซื้อวัตถุดิบในราคาที่เหมาะสม ช่วยลดต้นทุนในการผลิตและเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาด
- แสวงหาแหล่งวัตถุดิบสำรอง: การจัดหาวัตถุดิบจากแหล่งที่เชื่อถือได้และมีราคายุติธรรมทำให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นและสามารถลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนวัตถุดิบ
- ลดภาระค่าใช้จ่ายขององค์กร: เมื่อการจัดซื้อทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถลดภาระด้านค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้
- ด้านการตลาดและภาพลักษณ์ขององค์กร
- การรักษาส่วนแบ่งตลาด: การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและตรงเวลา ซึ่งมีผลต่อการรักษาและขยายส่วนแบ่งทางการตลาด
- สร้างภาพลักษณ์ที่ดี: การจัดหาวัตถุดิบหรือสินค้าที่มีคุณภาพและทันกับความต้องการ ทำให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดีต่อทั้งลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ประเภทของสิ่งที่ธุรกิจต้องการจัดซื้อ
- วัตถุดิบ (Raw Materials)
- ชิ้นส่วน อุปกรณ์ หรือส่วนประกอบ (Components)
- วัสดุสำหรับการซ่อมบำรุงและการผลิต (Maintenance, Repair, and Operating Materials)
- สินค้าหรือเครื่องมือประเภททุน (Investment or Capital Equipment)
- สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods)
- การบริการ (Services)
ตารางเพื่อเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย ประโยชน์ และค่าเสียเวลาของการจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน
| หัวข้อ | ข้อดี | ข้อเสีย | ประโยชน์ | ค่าเสียเวลา |
|---|---|---|---|---|
| การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ | – ลดต้นทุนการผลิต – รักษาคุณภาพวัตถุดิบที่นำมาใช้ | – อาจต้องเจรจาต่อรองและใช้เวลามากในการหาผู้จัดหาที่เหมาะสม | – ทำให้การผลิตดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง | – การเจรจาที่นานอาจส่งผลให้เสียโอกาสในการจัดซื้อที่รวดเร็วจากผู้จัดหารายอื่น |
| การกระจายแหล่งผู้จัดหา | – ลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนวัตถุดิบ | – ต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นในการบริหารจัดการหลายแหล่งจัดซื้อ | – เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการวัตถุดิบ | – การประสานงานกับผู้จัดหาหลายรายอาจใช้เวลามากกว่าการพึ่งพาผู้จัดหารายเดียว |
| การเลือกวัตถุดิบคุณภาพสูง | – ลดของเสียในสายการผลิต | – อาจมีต้นทุนที่สูงกว่าวัตถุดิบคุณภาพต่ำ | – ผลิตภัณฑ์ที่ได้มีคุณภาพสูงขึ้น สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและลดข้อร้องเรียน | – การตรวจสอบและควบคุมคุณภาพวัตถุดิบอาจต้องใช้เวลามากขึ้น |
| การใช้ระบบ ERP | – ช่วยให้การจัดการการสั่งซื้อและสต็อกมีประสิทธิภาพ | – ต้องลงทุนในระบบและการฝึกอบรมพนักงาน | – ลดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อและช่วยให้การจัดการโลจิสติกส์แม่นยำมากขึ้น | – ช่วงแรกของการใช้งานอาจต้องใช้เวลาปรับตัว และการติดตั้งระบบอาจใช้เวลานาน |
| การจัดซื้อในราคาต่ำ | – ช่วยประหยัดต้นทุนในการผลิต | – อาจได้รับวัตถุดิบคุณภาพต่ำที่ส่งผลเสียต่อผลิตภัณฑ์และกระบวนการผลิตในระยะยาว | – ลดต้นทุนรวมของบริษัท | – หากสินค้ามีคุณภาพต่ำ อาจต้องเสียเวลาในการตรวจสอบหรือคืนสินค้า รวมถึงการหยุดการผลิตเพื่อรอวัตถุดิบใหม่ที่มีคุณภาพดีกว่า |
ตัวอย่างง่าย ๆ ของ การจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน (Purchasing) สามารถอธิบายได้ดังนี้:
สถานการณ์: ร้านกาแฟเล็ก ๆ เปิดใหม่ที่ต้องการซื้อเมล็ดกาแฟ วัตถุดิบ และอุปกรณ์สำหรับทำกาแฟ
ขั้นตอนการจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน:
- การกำหนดความต้องการ: เจ้าของร้านกำหนดว่าต้องการเมล็ดกาแฟที่มีคุณภาพสูง นมสด และเครื่องทำกาแฟคุณภาพดี
- การค้นหาผู้จัดหา (Vendors): เจ้าของร้านค้นหาผู้จัดหาที่มีชื่อเสียง เช่น ผู้จัดหาเมล็ดกาแฟที่สามารถส่งวัตถุดิบได้ตรงเวลาและมีคุณภาพที่ต้องการ
- การเจรจาต่อรองราคา: เจ้าของร้านพูดคุยและเจรจาราคากับผู้จัดหาหลายรายเพื่อหาข้อเสนอที่ดีที่สุด โดยพิจารณาจากทั้งราคา คุณภาพ และเงื่อนไขการส่งมอบ
- การทำสัญญาและสั่งซื้อ: เมื่อได้ผู้จัดหาที่เหมาะสมแล้ว เจ้าของร้านจึงทำสัญญาและสั่งซื้อสินค้า
- การรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพ: เมื่อได้รับสินค้า เจ้าของร้านจะตรวจสอบว่าเมล็ดกาแฟมีคุณภาพตรงตามที่ต้องการหรือไม่ และตรวจสอบว่าเครื่องทำกาแฟสามารถใช้งานได้ดีหรือไม่
- การติดตามและบริหารสต็อก: เจ้าของร้านติดตามปริมาณวัตถุดิบและสั่งซื้อเพิ่มเมื่อใกล้หมด เพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลนเมล็ดกาแฟในระหว่างการดำเนินธุรกิจ
ประโยชน์: เมื่อมีการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ร้านกาแฟก็จะสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น มีวัตถุดิบพร้อมขายตลอดเวลา และสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่างข้อเสียหากการจัดซื้อไม่มีประสิทธิภาพ: หากเจ้าของร้านเลือกผู้จัดหาที่มีราคาถูกแต่คุณภาพไม่ดี อาจทำให้กาแฟที่ชงออกมามีรสชาติแย่ ส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจและอาจเสียลูกค้าไปในที่สุด
ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าการจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทานเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากที่ส่งผลต่อคุณภาพสินค้าและการดำเนินงาน
ตารางตัวอย่างการจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน (Purchasing) แบบเข้าใจง่าย:
| ขั้นตอน | คำอธิบาย | ตัวอย่างจากร้านกาแฟ |
|---|---|---|
| 1. การกำหนดความต้องการ | ระบุวัตถุดิบหรือสินค้าที่ต้องการจัดซื้อ | เจ้าของร้านกาแฟต้องการเมล็ดกาแฟคุณภาพสูง นมสด และเครื่องทำกาแฟ |
| 2. การค้นหาผู้จัดหา (Vendors) | ค้นหาผู้จัดหาที่น่าเชื่อถือที่สามารถส่งมอบสินค้าได้ตรงตามความต้องการ | เจ้าของร้านค้นหาผู้จัดหาเมล็ดกาแฟจากโรงคั่วในท้องถิ่นและต่างประเทศเพื่อเปรียบเทียบคุณภาพและราคา |
| 3. การเจรจาต่อรองราคา | เจรจาเงื่อนไขการจัดซื้อ เช่น ราคา ปริมาณ การจัดส่ง หรือเครดิตการชำระเงิน | เจ้าของร้านเจรจาราคากับโรงคั่วที่เลือกเพื่อให้ได้ราคาที่คุ้มค่าที่สุดและสามารถจัดส่งได้ตรงเวลา |
| 4. การทำสัญญาและสั่งซื้อ | ทำสัญญาจัดซื้อและสั่งซื้อสินค้าจากผู้จัดหาที่เลือก | เมื่อได้ข้อเสนอที่ดีที่สุด เจ้าของร้านทำสัญญากับผู้จัดหาและสั่งซื้อเมล็ดกาแฟ นม และอุปกรณ์ที่ต้องการ |
| 5. การรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพ | รับสินค้าและตรวจสอบว่าสินค้าตรงตามสเปคที่สั่งหรือไม่ | เจ้าของร้านตรวจสอบว่าเมล็ดกาแฟมีคุณภาพดี รสชาติที่ต้องการ และอุปกรณ์ทำกาแฟใช้งานได้ตามที่คาดหวัง |
| 6. การติดตามและบริหารสต็อก | ติดตามปริมาณสินค้าคงคลังและสั่งซื้อเพิ่มเมื่อจำเป็น | เจ้าของร้านติดตามปริมาณเมล็ดกาแฟและนมในสต็อกเพื่อสั่งซื้อเพิ่มเมื่อใกล้หมด ป้องกันการขาดแคลนวัตถุดิบที่จำเป็นในการให้บริการลูกค้า |
สรุป
การจัดซื้อเป็นองค์ประกอบสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของการจัดการห่วงโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ ตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพ การลดต้นทุนในการผลิต ไปจนถึงการส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรที่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
