ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังคืออะไร ? ทำความเข้าใจการจัดการสินค้า
ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System) คืออะไร?
ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System) เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการจัดการและติดตามสินค้าคงคลังในธุรกิจ ระบบนี้มีบทบาทในการบัญชีและตรวจนับสินค้าคงคลัง เพื่อให้ธุรกิจสามารถทราบจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในปัจจุบัน และสามารถวางแผนการสั่งซื้อสินค้าใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วมีระบบการควบคุมสินค้าคงคลังหลักๆ ดังนี้
1. ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)
ระบบนี้ทำการอัปเดตบัญชีสินค้าคงคลังทุกครั้งที่มีการรับหรือจ่ายสินค้า ซึ่งช่วยให้บัญชีคุมยอดแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริงของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ การใช้เทคโนโลยีอย่างเช่น บาร์โค้ด หรือรหัสสากล (EAN13) และเครื่องอ่านบาร์โค้ด (Laser Scan) สามารถเพิ่มความแม่นยำและลดความผิดพลาดในการควบคุมสินค้าคงคลังได้
ข้อดีของระบบนี้:
- ลดความจำเป็นในการเผื่อสินค้าคงคลัง
- สามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังแต่ละรายการได้อย่างละเอียด
- การใช้ข้อมูลที่แม่นยำช่วยในการจัดการสินค้าคงคลังได้ดีขึ้น
2. ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)
ระบบนี้ทำการลงบัญชีสินค้าคงคลังตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น สิ้นสัปดาห์หรือสิ้นเดือน ซึ่งเหมาะสำหรับสินค้าที่มีการสั่งซื้อและเบิกใช้ในช่วงเวลาที่กำหนด ระบบนี้มักจะมีระดับสินค้าคงคลังสูงกว่า เพราะมีการเผื่อสำรองการขาดมือ
ข้อดีของระบบนี้:
- ใช้เวลาน้อยลงในการควบคุมและเสียค่าใช้จ่ายต่ำกว่า
- เหมาะสำหรับการสั่งซื้อสินค้าหลายชนิดจากผู้ขายรายเดียว
- ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลัง
3. ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC Analysis)
ระบบนี้ใช้วิธีการจำแนกสินค้าคงคลังออกเป็นหมวดหมู่ A, B, และ C ตามปริมาณและมูลค่าของสินค้าคงคลังแต่ละรายการ ซึ่งช่วยลดภาระในการดูแลและควบคุมสินค้าคงคลัง
- หมวดหมู่ A: สินค้าที่มีปริมาณน้อย (5-15%) แต่มีมูลค่ารวมสูง (70-80%)
- หมวดหมู่ B: สินค้าที่มีปริมาณปานกลาง (30%) และมูลค่ารวมปานกลาง (15%)
- หมวดหมู่ C: สินค้าที่มีปริมาณมาก (50-60%) แต่มีมูลค่ารวมต่ำ (5-10%)
ตารางสรุปของระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง:
| ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง | คำอธิบาย | ข้อดี |
|---|---|---|
| ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) | ลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายสินค้า ทำให้บัญชีคุมยอดแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริงอยู่เสมอ | – ลดความจำเป็นในการเผื่อสินค้าคงคลัง – ตรวจสอบสินค้าคงคลังแต่ละรายการได้อย่างละเอียด – ใช้ข้อมูลที่แม่นยำในการจัดการ |
| ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System) | ลงบัญชีตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น สิ้นสัปดาห์หรือสิ้นเดือน | – ใช้เวลาน้อยลงในการควบคุม – ค่าใช้จ่ายต่ำกว่า – เหมาะสำหรับการสั่งซื้อหลายชนิดจากผู้ขายเดียว – ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูล |
| ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC Analysis) | จำแนกสินค้าคงคลังออกเป็นหมวดหมู่ A, B, และ C ตามปริมาณและมูลค่า | – ลดภาระในการดูแล – ช่วยในการจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ – เน้นการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าสูง |
หมวดหมู่ของสินค้าคงคลัง
| หมวดหมู่ | ปริมาณ | มูลค่า |
|---|---|---|
| A | 5-15% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด | 70-80% ของมูลค่าทั้งหมด |
| B | 30% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด | 15% ของมูลค่าทั้งหมด |
| C | 50-60% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด | 5-10% ของมูลค่าทั้งหมด |
ตารางนี้สรุปข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับระบบการควบคุมสินค้าคงคลังในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบข้อดีและคุณลักษณะของแต่ละระบบ
ตัวอย่างการควบคุมสินค้าคงคลังในร้านสะดวกซื้อ 24 ชั่วโมง
1. ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)
การจัดการ:
- ใช้ระบบ POS (Point of Sale) ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลสินค้าคงคลัง
- ทุกครั้งที่มีการขายหรือรับสินค้า ระบบจะทำการอัปเดตยอดคงเหลือโดยอัตโนมัติ
- ใช้บาร์โค้ดหรือรหัสสินค้า (SKU) เพื่อติดตามสินค้าทุกชนิด
ตัวอย่าง:
- สินค้าเช่น น้ำดื่มและขนมขบเคี้ยวจะมีการสแกนบาร์โค้ดเมื่อมีการขาย และระบบจะอัปเดตยอดคงเหลือในเวลาจริง
- เมื่อยอดสินค้าถึงระดับที่กำหนด ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้พนักงานสั่งซื้อเพิ่ม
ข้อดี:
- มีข้อมูลสินค้าคงคลังที่แม่นยำเสมอ
- ลดความเสี่ยงของสินค้าขาดมือ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการสั่งซื้อและจัดการสินค้า
2. ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)
การจัดการ:
- ทำการตรวจนับสินค้าคงคลังตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น สิ้นสัปดาห์หรือสิ้นเดือน
- บันทึกข้อมูลการรับและจ่ายสินค้าตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่ทำการตรวจนับ
- ใช้ข้อมูลที่รวบรวมเพื่อตัดสินใจในการสั่งซื้อสินค้า
ตัวอย่าง:
- พนักงานจะทำการตรวจนับสินค้าทุกปลายสัปดาห์และบันทึกจำนวนที่มีอยู่
- สั่งซื้อสินค้าตามความต้องการที่คำนวณจากยอดขายและการตรวจนับ
ข้อดี:
- ง่ายต่อการจัดการและติดตาม
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการสินค้าคงคลัง
- เหมาะสำหรับสินค้าที่มีการหมุนเวียนต่ำ
3. ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC Analysis)
การจัดการ:
- จำแนกสินค้าตามมูลค่าและปริมาณการขาย เพื่อจัดลำดับความสำคัญในการควบคุม
- จัดการสินค้าหมวด A (สินค้าที่มีมูลค่าสูง) ด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ
- สินค้าหมวด B และ C อาจมีการควบคุมที่ผ่อนคลายมากขึ้น
ตัวอย่าง:
- สินค้าเช่น ยาสามัญประจำบ้านและอาหารที่มีความต้องการสูงจะอยู่ในหมวด A
- สินค้าเช่น อุปกรณ์เสริมเล็กๆ น้อยๆ ที่มีการขายน้อยจะอยู่ในหมวด C
ข้อดี:
- ช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
- ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลสินค้า
- ช่วยในการวางแผนสต็อกได้ดียิ่งขึ้น
ตารางที่สรุปการควบคุมสินค้าคงคลังในร้านสะดวกซื้อที่เปิดบริการ 24 ชั่วโมง:
| ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง | การจัดการ | ตัวอย่าง | ข้อดี |
|---|---|---|---|
| ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) | – ใช้ระบบ POS เชื่อมต่อฐานข้อมูล – อัปเดตยอดคงเหลือโดยอัตโนมัติ – ใช้บาร์โค้ดหรือรหัสสินค้า (SKU) | – น้ำดื่ม, ขนมขบเคี้ยว – สแกนบาร์โค้ดเมื่อขาย – อัปเดตยอดคงเหลือในเวลาจริง | – ข้อมูลแม่นยำเสมอ – ลดความเสี่ยงสินค้าขาดมือ – เพิ่มประสิทธิภาพในการสั่งซื้อ |
| ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System) | – ตรวจนับสินค้าตามช่วงเวลาที่กำหนด – บันทึกข้อมูลการรับและจ่ายสินค้าตั้งแต่ครั้งล่าสุด – คำนวณความต้องการสั่งซื้อใหม่ | – ตรวจนับสินค้าทุกปลายสัปดาห์ – สั่งซื้อสินค้าตามความต้องการ | – ง่ายต่อการจัดการ – ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการ – เหมาะสำหรับสินค้าหมุนเวียนต่ำ |
| ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC Analysis) | – จำแนกสินค้าตามมูลค่าและปริมาณการขาย – จัดการสินค้าหมวด A ด้วยความระมัดระวัง – ควบคุมสินค้าหมวด B และ C ผ่อนคลายมากขึ้น | – หมวด A: ยาสามัญ, อาหารที่มีความต้องการสูง – หมวด B: สินค้าปานกลาง – หมวด C: อุปกรณ์เสริมเล็กน้อย | – จัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ – ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลสินค้า – วางแผนสต็อกได้ดีขึ้น |
