fbpx

e-Procurement ระบบการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ?


ระบบการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การทำงานในแต่ละขั้นตอนของระบบ ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้พร้อมที่จะถูกนำไปวิเคราะห์ต่อไป โดยข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalog การออกใบขอสั่งซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อ การออกใบสั่งซื้อ การติดตามการสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชำระเงิน ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนจะถูกถ่ายทอดไปอย่างต่อเนื่องจนจบกระบวนการ โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่เป็น Manual เลย ทำให้มีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และเกิดความโปร่งใส และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานอย่างสอดคล้องภายในองค์กรและระหว่างองค์กรกับผู้ขายอีกด้วย

ขั้นตอนของระบบ E-Procurement

  • 1. ค้นหาสินค้า/บริการที่จะซื้อผ่าน E-Catalog
  • 2. เลือกหมวดสินค้าที่ต้องการจะซื้อผ่าน E-Shopping List
  • 3. จัดประกาศเชิญชวนผ่าน Web-Site
  • 4. ผู้ขายเสนอคุณสมบัติของสินค้าทางอินเตอร์เน็ต (E-RFP)
  • 5. ผู้ซื้อตรวจสอบราคากลาง (E-RFQ) และ Track Record ของผู้ขาย
  • 6. ประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Auction)
  • 7. ประกาศผล ผู้ชนะและส่งมอบ/ตรวจรับพัสดุ
  • 8. จ่ายเงินตรงด้วยระบบ E-Payment


องค์ประกอบของระบบ E-Procurement

  • 1. ระบบ E-Catalog เป็นมาตรฐานระบบ Catalog ที่รวบรวมรายละเอียดของสินค้าและบริการ ซึ่งอำนวยความสะดวกให้ผู้ค้า/ผู้รับจ้าง (Suppliers) ที่มีคุณสมบัติในการทำธุรกรรมสามารถเข้ามาทำการแจ้งและปรับปรุงรายการสินค้า /บริการของตนเองได้
  • 2. ระบบ e-RFP (Request for Proposal)/ e-RFQ (Request for Quotation) เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์โดยวิธีสอบราคาหรือวิธีตกลงราคา
  • 3. ระบบ e-Auction แบ่งได้เป็น 2 ส่วน ได้แก่
    • 3.1 Reverse Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลซื้อให้ได้ราคาต่ำสุด
    • 3.2 Forward Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลขาย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้กับการจำหน่ายพัสดุที่หมดความจำเป็นของหน่วยงานภาครัฐโดยวิธีขายทอดตลาด ซึ่งเป็นการประมูลขายแบบผู้ชนะ คือ ผู้ที่เสนอราคาสูงสุด

ข้อดีของผู้ซื้อ

  • • กำหนดและสร้างพันธมิตรกับผู้ผลิตรายใหม่ได้ทั่วโลก
  • • ความสัมพันธ์กับพันธมิตรเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ทำให้มีอำนาจและต่อรองทางธุรกิจมากขึ้น
  • • ลดการกระจายสารสนเทศ
  • • สามารส่งรูปภาพไปให้ผู้ผลิตหลายๆ แห่งในเวลาเดียวกัน
  • • ลดเวลาและค่าใช้จ่ายของกระบวนการ
  • • ได้รับการประมูลจากผู้ผลิตหลายรายเร็วขึ้น และทำให้การเจรจาต่อรองได้ผลดีกว่า

ข้อดีของผู้ผลิต

  • • เพิ่มปริมาณการขาย
  • • ขยายตลาด และได้รับลูกค้ากลุ่มใหม่
  • • ดำเนินการบริหารการขาย และกิจกรรมทางการตลาดในต้นทุนต่ำ
  • • เวลาของกระบวนการสั้นลง
  • • พัฒนาให้พนักงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น
  • • กระบวนการประมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ระบบ e-Procurement จะช่วยให้องค์กรสามารถลดงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่ากับองค์กรลง และทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในส่วนของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic sourcing) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากขึ้น นอกจากนั้นการที่ข้อมูลการทำธุรกรรมต่างๆอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้ บริษัทสามารถนำข้อมูลไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เพื่อการวางแผนที่ดีขึ้น เช่น เมื่อนำข้อมูลจากระบบ e-Procurement เชื่อม กับระบบ Inventory เมื่อถึงจุดสั่งซื้อ สามารถกำหนดให้ระบบสร้างใบ PO และส่งไปยังผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ หรือการนำไปเชื่อมกับระบบ e-Payment เมื่อผู้ขอซื้อได้รับสินค้าและทำบันทึกรับในระบบ e-Procurement แล้วสามารถกำหนดให้ระบบจ่ายเงินให้กับผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ เป็นต้น

ที่มา : www.guru-ict.com และ www.govmarketexchange.com





Loading Disqus Comments ...
Loading Facebook Comments ...