หัวใจหลักของความสัมพันธ์คลังสินค้า (Warehouse) กับแผนกต่างๆ ภายในองค์กร มีความสำคัญต่อสินค้าหรือวัสดุคงคลัง (Inventory)

หน้าที่ของคลังสินค้า มีสำคัญเป็นอย่างมากและมีความสัมพันธ์กับแผนกต่างๆ ภายในและภายนอกองค์กร เนื่องจากเป็นจุดรวบรวมวัสดุทุกประเภทเพื่อรองรับการสนับสนุนทุกแผนกให้สามารถดำเนินงานได้ ซึ่งวัสดุที่มีการจัดเป็นถูกเรียกว่า “สินค้าหรือวัสดุคงคลัง (Inventory)”

และหากพิจารณาการจัดการคลังสินค้าเป็นกิจกรรมโลจิสติกส์ก็จะสามารถพิจารณาเห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมอื่นๆ ได้ดังนี้

ความสัมพันธ์ของ Warehouse ต่อกิจกรรม logistics อื่นๆ

สถานะของ Inventory หรือ วัสดุคงคลังแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ได้ดังนี้

• วัตถุดิบและวัสดุใช้สอย (Raw material and Supplies) เป็นวัสดุที่รอนำเข้าผลิต ยังไม่ได้ถูกแปลงสภาพ เมื่อมีการเบิกใช้จะถูกตัดยอดไปอยู่ในส่วนงานระหว่างทำ
• งานระหว่างทำ (Work in process) จะเป็นวัสดุที่กำลังอยู่ในกระบวนการผลิตหรือกำลังถูกแปลงสภาพ เมื่อผลิตเสร็จแล้วก็จะออกมาเป็นสินค้าสำเร็จรูป และจะถูกส่งและโอนยอดไปเป็น Finish good
• สินค้าสำเร็จรูป (Finish good & Product) เป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่ผ่านการแปลงสภาพแล้ว ถูกจัดเก็บอยู่ในคงคลังสินค้าสำเร็จรูป รอที่จะจำหน่าย

วัสดุถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภท

1. วัตถุดิบหรือวัสดุการผลิต มีความสำคัญที่สุดต่อสายการผลิต หากขาดจะทำให้ไม่สามารถผลิตต่อได้ เช่น เม็ดพลาสติก ซึ่งต้องใช้ในกระบวนการ Injection ฉีดขึ้นรูป เป็นต้น
2. วัสดุสนับสนุนการผลิต มีส่วนให้สายการผลิตทำงานได้ เช่น ใน Line welding ก็จะมีลวดเชื่อม Line cutting ก็จะมีใบมีดตัดเหล็กตัดท่อ เป็นต้น
3. วัสดุส่งเสริมการผลิต เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบชิ้นงานจำพวกจิ๊ก ฟิกซ์เกอร์ เป็นต้น
4. วัสดุสิ้นเปลืองหรือวัสดุใช้สอย เป็นวัสดุที่ใช้แล้วหมดไปเปล่าๆ โดยไม่เกิดผลผลิต เช่น ถุงมือ ผ้าเช็ดมือ เป็นต้น

การควบคุมวัสดุ (Material control) วัสดุถือเป็น Current asset เป็นสินทรัพย์หมุนเวียน สามารถซื้อขายแลกเปลี่ยนได้ โดยแบ่งสภาพคล่องเป็นดังนี้

• Raw material และ Finish good มีสภาพคล่องที่ดีที่สุด เพราะ Raw material สามารถนำไปแปลงสภาพได้ง่าย ส่วน Finish good ก็ถือว่าเป็นสินค้าสำเร็จรูปสามารถขายได้
• Work in process มีสภาพคล่องน้อยที่สุด เพราะมีการนำ Raw material มาแปลงสภาพแล้ว แต่ยังไม่เป็น Finish good ซึ่งจะเป็นสินค้าที่ยังผลิตไม่เสร็จ การนำไปใช้ต่อจึงเป็นไปได้ยาก
  เพราะฉะนั้นในอุตสาหกรรมจึงพยายามที่จะให้มี Work in process น้อยที่สุด แต่อย่างไรก็ตามยังจำเป็นจะต้องมี
• Work in process ไว้บางส่วน เพื่อให้สามารถต่องานได้ในวันถัดไปหรือในช่วงเวลางานถัดไป เพื่อไม่ให้เกิดการรอระหว่างรอยต่อของกระบวนการทำงานตามลำดับขั้น

ข้อดีของการควบคุมวัสดุ

• ลดความสูญเปล่าจากการใช้
• ลดเงินทุนและต้นทุนวัสดุคงคลัง
• ลดความเสียหายจากการจัดเก็บ การสูญหาย
• ลดปัญหาการขาดแคลนวัสดุ
• ทำให้การคำนวณต้นทุนของวัสดุมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น

ความรับผิดชอบของหน่วยงานการควบคุมวัสดุ

• แสวงหาราคาวัสดุที่เหมาะสมกับรายการที่ขอสั่งซื้อ
• คัดเลือก Supplier ด้วยวิธีการที่เหมาะสม เช่น หลัก QCDEM
  • Q = Quality คุณภาพต้องดีตามมาตรฐานที่รับได้
  • C = Cost ต้นทุนด้านราคาต้องเหมาะสม
  • D = Delivery การจัดส่งจะต้องทำได้ดีแม้ในกรณีฉุกเฉิน
  • E = Engineering มีการผลิตและ Technology ที่ดี
  • M = Management มีการจัดการคำสั่งซื้อและการจัดการ

ภายในที่ดี

• กำหนดปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมกับปริมาณการใช้ และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น
  จัดระบบการสั่งซื้อให้การทำงานระหว่าง Supplier, Quality control, Planning, Production, Warehouse และ
• Account ทำงานร่วมกันได้โดยไม่มีปัญหา

บทความ : ดร.ธีวินท์ นฤนาท นักวิชาการ ที่ปรึกษาธุรกิจและโลจิสติกส์