fbpx

กระบวนการทำงานระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) คืออะไร ?


กระบวนการในระบบ หรือ Enterprise Resource Planning หมายถึง กระบวนการภายใน ERP ประกอบด้วยข้อมูลย่อยๆ อีกหลายขั้นตอน การทำงานแต่ละกระบวนการอาศัยข้อมูลอิสระและข้อมูลเชื่อมโยงมาจากผลการทำงานของส่วนอื่น ภาพรวมของกระบวนการต่างๆ ในระบบ ERP สามารถอธิบายได้ดังนี้

  1. วงจรการขาย ()
  • 1.1 การเสนอราคา (Quoting) ในการสร้างใบเสนอราคานั้น เราสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ จากระบบได้ เช่น ต้นทุนสินค้า ข้อมูลลูกค้า ทำการปรับเปลี่ยนรายละเอียดสินค้าได้ตามต้องการ ข้อมูลจะถูกเก็บบันทึกไว้เป็นประวัติ เพื่อใช้ในการติดตามลูกค้า เมื่อลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อมา ระบบจะแปลงข้อมูลการเสนอราคา เป็นคำสั่งขายได้ทันที
  • 1.2 การสร้างคำสั่งขาย (Sales Order – SO) เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว ระบบจะเข้าไปจองปริมาณให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนผลิตต่อไป
  • 1.3 การจัดส่งสินค้า ข้อมูลคำสั่งขายถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลการจัดส่งอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่จัดส่งสามารถทราบว่า จะต้องเตรียมสินค้าอะไรบ้าง และไปหยิบสินค้าจากพื้นที่เก็บได้ และพร้อมพิมพ์เอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า/ใบแจ้งหนี้ได้ทันที ข้อมูลสินค้าคงคลังจะถูกเปลี่ยนแปลง ในขณะเดียวกันระบบบัญชีก็จะมีข้อมูลสำหรับการตั้งลูกหนี้อัตโนมัติ
  1. วงจรการวางแผน (Plan Cycle)

การวางแผนในระบบ ERP นั้นเป็นส่วนสำคัญมาก ข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็น จากหลายๆ ฝ่ายจะถูกรวบรวมมาไว้พร้อมสรรพ สำหรับการคำนวณ เช่น ข้อมูลสถานะของสินค้าคงคลัง ข้อมูลสูตรการผลิต (Bill Of Material – BOM) ข้อมูลศูนย์งานหรือสถานีงาน ข้อมูลเส้นทางผลิตและข้อมูลนโยบายการสั่งซื้อและการสั่งซื้อ เป็นต้น
การวางแผนในระบบ ERP มีสองส่วนคือ การวางแผนวัสดุ และการวางแผนกำลังการผลิต

  • 2.1 การวางแผนวัสดุ (Material Planning) คือการวางแผนผลิตสินค้าสำเร็จรูป สินค้ากึ่งสำเร็จรูปและวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ เพื่อให้สามารถตอบสนองลูกค้า และรักษาปริมาณวัสดุไว้ในระดับที่ต้องการได้ กระบงนการวางแผนวัสดุ เริ่มตั้งแต่ การสร้างแผนผลิตหลัก (Master Production Schedule – MPS) ของสินค้าสำเร็จรูป ข้อมูลของแผนผลิตหลักถูกส่งไปยังการวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirements Planning – MRP) เพื่อเสนอแนะเกี่ยวกับการสั่งวัสดุเพิ่ม
  • 2.2 การวางแผนกำลังการผลิต (Capacity Planning) คือการหาความต้องการกำลังการผลิตของทรัพยากร เช่น คนและเครื่องจักรเพื่อให้สอดคล้องตามแผนวัสดุ ระบบ ERP แบ่งการวางแผนกำลังการผลิต เป็น 2 แบบคือ 1) การวางแผนกำลังแบบหยาบ (Rough-cut Capacity Planning : RCCP) สำหรับเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการจากแผนการผลิตหลักกับทรัพยากรหลักๆ ทุกประเภท 2) การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirements Planning: CRP) สำหรับเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการกับแผนความต้องการวัสดุกับทรัพยากรโดยละเอียด ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการวางแผนแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ แผนผลิต และแผนสั่งซื้อ เพื่อส่งให้ฝ่ายอื่นๆ ต่อไป
  1. วงจรการสั่งซื้อ ()
  • 3.1 การแปลงแผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อ จากการ Run MRP ระบบจะแนะนำแผนการสั่งซื้อ ให้ผู้ใช้ตรวจสอบรายละเอียดของแผน เช่น Supplier วัตถุดิบ ปริมาณและราคา เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้วสามารถทำการแปลง แผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อได้อัตโนมัติ
  • 3.2 การสร้างคำสั่งซื้อตามการร้องขอจากผู้ขอซื้อ เมื่อผู้ขอซื้อบันทึกข้อมูลวัตถุดิบที่ต้องการซื้อลงใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ระบบก็จะตรวสจสอบความถูกต้องต่างๆ เช่น ราคาสินค้า ผู้ขายตามบัญชีรายชื่อเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปให้กับผู้มีอำนาจต่างๆ ตรวจสอบและอนุมัติ จากนั้นผู้ซื้อจึงสามารถออกคำสั่งสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) ได้
  • 3.3 การรับวัตถุดิบและการตรวจสอบคุณภาพ เมื่อ Supplier มาส่งวัตถุดิบพร้อมกับเอกสารใบกำกับสินค้า/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ระบบจะทำการปรับปรุงปริมาณสินค้าคงคลังและบันทึกผลการรับวัตถุดิบ เราสามารถกำหนดว่าวัตถุดิบชนิดใดต้องผ่านการตรวจสอบคุณภาพบ้าง ข้อมูลการรับสินค้าจะถูกส่งไปที่ฝั่งบัญชีเพื่อตั้งเจ้าหนี้อัตโนมัติ


4. วงจรสินค้าคงคลัง ()

  • การควบคุมสินค้าคงคลังมีความสัมพันธ์กับทุกกระบวนการในระบบ ERP สินค้าคงคลังประกอบด้วย วัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จรูป สินค้าสำเร็จรูป ชิ้นส่วนสำรอง และอื่นๆ การควบคุมสินค้าคงคลังที่ทีประสิทธิภาพทำให้ข้อมูลสินค้าคงคลังในระบบ ERP มีความถูกต้อง ส่งผลให้สามารถ ใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • กิจกรรมในการควบคุมสินค้าคงคลังประกอบด้วย การรับวัสดุ การตัดจ่ายวัสดุ และการปรับปรุงปริมาณวัสดุในคลังสินค้า การเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังจะส่งผลกับยอดสินค้าคงเหลืออยู่ตลอดเวลา ในระบบ ERP ยังมีการนับสินค้าคงคลังแบบ Physical Count และ Cycle Count เพื่อทำให้ข้อมูลในสินค้าคงคลังที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ตรงตามจริง
  • ในระบบ ERP เราสามรถ เลือกกำหนดระดับการควบคุมสินค้าคงคลังได้หลายระดับ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม เช่นการกำหนด Lot Serial-Number และ Location ของวัสดุแต่ละรหัสได้
  • ในการรับหรือตัดจ่ายวัสดุจะต้องมีการอ้างอิงอยู่ตลอดเวลา เช่น การรับวัตถุดิบ จะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งซื้อ การเบิกวัตถุดิบเพื่อไปผลิต จะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งผลิต การส่งสินค้าจะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งขาย ทั้งนี้เพื่อให้เรามีความสามารถสอบกลับ (Traceability) สินค้าได้
  1. วงจรการผลิต
  • 5.1 การสร้างคำสั่งผลิต (Work Order – WO) คำสั่งผลิตหรือใบงานในระบบ ERP สร้างขึ้นได้จากหลายทาง เช่น การแปลงแผนคำสั่งผลิตที่ได้จากการ RUN MRP เป็นคำสั่งผลิต หรือการแปลงคำสั่งขายเป็นคำสั่งผลิตโดยตรง หรือการสร้างคำสั่งผลิตขึ้นมาเอง ซึ่งคำสั่งผลิตใช้เป็นตัวควบคุมการผลิตทั้งหมด
  • 5.2 การดำเนินงานและควบคุมการผลิต คือการนำคำสั่งผลิตไปปฏิบัติงานจริง ทำการเปรียบเทียบปริมาณงานกับกำลังการผลิตของแต่ละสถานีงาน การจัดลำดับ (Priority) ของงานที่อยู่ในแถวคอยการควบคุมและตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่
  • 5.3 การเบิกวัสดุ การเบิกวัสดุในระบบ ERP สามารถทำได้หลายวิธี ทั้งการเบิกวัสดุทีละรายการ การเบิกวัสดุอ้างอิงกับสูตรการผลิตและการเบิกวัสดุแบบ Backflush ในการเบิกวัสดุจะมีการอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งผลิตเพื่อใช้ในการคิดต้นทุน
  • 5.4 การรายงานผลการผลิต การรายงานผลการผลิตในระบบ ERP ได้แก่ การรายงานปริมาณการผลิตสินค้า ผลการตรวจสอบคุณภาพ ชั่วโมงแรงงานหรือชั่วโมงเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิตของแต่ละคำสั่งผลิต การรายงานผลการผลิตทำให้เราทราบสถานะของคำสั่งผลิต และให้ข้อมูลที่เราใช้ในการคิดต้นทุน เมื่อผลิตสินค้าเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลต้นทุนจะส่งไปให้ฝ่ายบัญชี เพื่อใช้ในการสรุปต้นทุน
  1. วงจรบัญชี (Accounting Cycle)
    กระบวนการด้านบัญชีและการเงินของระบบ ERP จะบันทึกรายการทางบัญชีจากกิจกรรมต่างๆ โดยอัตโนมัติ สอดคล้องซึ่งกับระบบบัญชีรูปแบบเดิม คือ ทำรายการลงบัญชีในสมุดรายการซื้อ จ่าย รับ และทั่วไป ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ส่วน คือ ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ และระบบบัญชีแยกประเภท โดยมีรายละเอียด ดังนี้
  • 6.1 ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) บัญชีลูกหนี้เริ่มจากการสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) โดยระบบจะบันทึกรายการบัญชีตั้งลูกหนี้และภาษีขาย จากนั้นเมื่อลูกค้ามาจ่ายเงิน ตามรายการวางบิล ฝ่ายการเงินจะทำการรับเงิน และส่งเอกสารการรับชำระเงินให้ฝ่ายบัญบันทึกรายการรับชำระหนี้ และตัดรายการบัญชีที่ลูกหนี้ได้
  • 6.2 ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) บัญชีเจ้าหนี้ เริ่มจากฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์อ้างอิงจากการรับสินค้าของฝ่ายคลังสินค้าตามใบสั่งซื้อ แล้วทำรายการ Voucher เพื่อตั้งยอดเจ้าหนี้ จากนั้นรายการ Voucher จะเข้าสู่การอนุมัติจ่ายเงินเพื่อทำการเตรียมจะจ่ายเงิน (Pre-Payment) และพิมพ์เอกสารอนุมัติเตรียมจ่ายเงินต่อไปเมื่อทำการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้แล้ว เอกสารการจ่ายเงิน ถูกส่งให้ฝ่ายบัญชีบันทึกรายการจ่ายชำระหนี้ (Payment Voucher) ตัดรายการเจ้าหนี้และบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายถ้ามีได้
  • 6.3 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger Accounts) ระบบบัญชีแยกประเภทจะเป็นจุดรวบรวมรายละเอียดข้อมูลรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้น เพื่อทำการจัดหมวดหมู่รายการทางบัญชี และสรุปรายงานงบการเงินต่างๆ ได้

ระบบบัญชีการเงินเป็นส่วนที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลในการปฏิบัติงานของทุกส่วนงาน เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ 2 เรื่องคือ

  • – ใช้เป็นข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการภายในองค์กร เช่น การนำข้อมูลต้นทุนการผลิตมาใช้ประกอบการตัดสินใจเรื่องราคาขายและการวัดผลการปฏิบัติงานในกระบวนการผลิต การสรุปรายงานการเงินต่างๆ และตัววัดผลการปฏิบัติงานในมุมมองด้านการเงิน สำหรับผู้บริหารได้อย่างถูกต้องแม่นยำและทันต้อเวลาที่ต้องการได้
  • – ใช้เป็นข้อมูลสำหรับแสดงต่อบุคคลภายนอก เช่นการออกรายงานทางการเงิน เช่น รายการภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และงบการเงิน เพื่อรายงานต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมสรรพากร หรือบุคคลภายนอกทั่วไป ฯลฯ

โดยทั่วไปส่วนงานของการดำเนินงานขององค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก จะประกอบด้วย 4 ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญคือ

  • 1. งานตลาดและขาย (Marketing and Sales) ประกอบด้วย การตลาด การรับคำสั่งซื้อ การสนับสนุนลูกค้า การพยากรณ์ยอดขาย และโฆษณา
  • 2. งานผลิตและบริหารวัตถุ (Production and Materials Management) ประกอบด้วย การจัดซื้อ รับวัตถุดิบ ขนส่ง จัดลำดับกระบวนการผลิต ผลิต และบำรุงรักษาโรงงาน
  • 3. งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ประกอบด้วย บัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด
  • 4. งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) ประกอบด้วย การรับสมัครและว่าจ้าง อบรม จ่ายเงินเดือนและจ่ายผลตอบแทน





Loading Disqus Comments ...
Loading Facebook Comments ...

1 Response

ใส่ความเห็น

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

No Trackbacks.